A Ausência de controles financeiros pode ser fatal

Da série – Os 10 maiores erros que podem causar a falência da sua empresa

# Erro 2 : Ausência de controles financeiros 

A ausência de controles financeiros é considerada por muitas empresas uma das principais dificuldades do processo de gestão. 

No geral a falta de qualificação dos gestores acaba por contribuir para o aumento desse problema. 

De acordo com o Sebrae, as micro e pequenas empresas respondem por mais de um quarto do Produto Interno Bruto (PIB) brasileiro. 

Em conjunto, formam aproximadamente 9 milhões de estabelecimentos que respondem por 27% do PIB. 

A grande maioria dos gestores são pessoas que muitas das vezes iniciaram suas atividades empresariais como uma alternativa para sobrevivência e sustento de suas famílias, o chamado empreendedorismo por necessidade. 

Existe também uma parcela destes gestores que não possuem formação na área de empreendedorismo e gestão ou possuem pouco domínio sobre as ferramentas de controles financeiros.

A principal consequência disso é a ausência de controles financeiros que possam ajudar estes gestores na tomada de decisões. 

Muitas vezes a empresa até dispõe das ferramentas, porém não possui pessoas qualificadas para manuseá-las. 

1. Como resolver o problema da ausência de controles financeiros?

A solução para este problema vai depender de alguns fatores como por exemplo: 

A identificação da origem (causa) do problema: Se o mesmo está relacionado à baixa qualificação, ausência de ferramenta ou ambos; 

Porte da empresa: Se a empresa tiver um baixo fluxo de informações financeiras as ferramentas de controles serão menos robustas em relação àquelas que serão usadas por empresas com maior fluxo de informações (falo mais sobre ferramentas logo abaixo); 

Disponibilidade da mão-de-obra para operar os controles. 

2. Qualificar a mão-de-obra sempre é a melhor opção!

Se o problema da ausência de controles financeiros estiver relacionado à falta de qualificação por parte da mão-de-obra,  o melhor caminho e o primeiro passo para esta jornada é qualificar as pessoas que irão executar esta atividade na empresa. 

Existem algumas alternativas de cursos gratuitos na internet ou se você quiser um atendimento personalizado de acordo com as necessidades da sua empresa também pode contratar uma consultoria. 

O profissional irá te orientar passo-a-passo de acordo com o perfil da sua organização.           

Na atualidade com o uso da tecnologia tornou-se mais fácil o acesso a consultorias especializadas com atendimento online e com um custo acessível. 

A Implantta Consultoria é especializada em consultoria híbrida (onde você pode dispor do consultor de forma presencial e online, 7 dias por semana 24 horas por dia por meio de nossa plataforma). 

Dessa forma o acesso a informação fica muito mais democrático e você tem total controle sobre o processo aprendizado. 

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3. Escolha a ferramenta de acordo com a necessidade e porte da sua empresa

Muitos gestores questionam sobre a necessidade de adquirir um sistema para fazer as gestão das finanças das suas empresas. Sempre respondo o seguinte: Depende da sua necessidade! 

Mas, como assim? Explico! Cada empresa vai ter um volume de informações financeiras diferentes, e a escolha da ferramenta também vai variar de acordo com essa necessidade. 

3.1 Empresas com pouca movimentação financeira

Empresas com menor movimentação financeira como por exemplo pequenas empresas de serviços podem contar com uma solução simplificada e de baixo custo. 

Para empresas com menor movimentação financeira com baixo número de lançamentos diários não é necessário exatamente investir em um sistema caro para controlar as finanças, principalmente em início de jornada onde o gestor possui um orçamento limitado. 

Existem no mercado várias ferramentas com custo bastante acessível ou até mesmo gratuitas que conseguirão dar conta de processar os dados tranquilamente. 

Um belo exemplo de ferramenta de baixo custo é o bom e velho excel. Odiado por muitos ele quando bem configurado torna-se uma ferramenta poderosa para o lançamento, controle e análise de dados de pequenas empresas com baixo volume de lançamentos. 

Para empresas com menor número de lançamentos mas que mesmo assim querem investir em um sistema, é possível encontrar muitos deles no mercado com custo baixo e alto nível de aproveitamento. Como por exemplo o Conta Azul. 

3.2 Empresas com maior movimentação financeira 

Para empresas com maior movimentação financeira como supermercados, indústria e demais empresas com maior volume de lançamentos financeiros onde são comercializados vários ítens a melhor opção é a utilização de um sistema. 

Quando o volume de lançamentos é mais elevado as planilhas de excel tendem a não suportar com eficiência a quantidade de dados, exigindo assim a utilização de uma ferramenta mais robusta para realização dos controles financeiros. 

Por meio do sistema será possível controlar com segurança e de forma integrada todas as informações e variáveis para a tomada de decisão por parte do gestor. 

3.3 Principais ferramentas de gestão financeira que farão toda a diferença na sua empresa 

Existem várias ferramentas de gestão e controle de finanças, porém existem algumas que são primordiais para a coleta e análise dos dados para a tomada de decisão: 

Controle de Caixa: É responsável pelo controle de entrada e saída de recursos financeiros no caixa da empresa e fornece informações em tempo real sobre o saldo em caixa disponível. 

Fluxo de Caixa: Controla o fluxo de recursos financeiros por dia na empresa, é um importante ferramenta para categorizar por meio de um plano de contas as entradas e saídas de recursos financeiros para viabilizar a análise de resultados no final do mês. 

Orçamento financeiro: É no orçamento que o gestor consegue fazer a previsão e acompanhamento das metas de receitas e despesas traçadas no planejamento estratégico. 

4. Disponibilidade da mão-de-obra para executar a gestão financeira 

Outro fator muito importante no processo de gestão financeira é a qualificação e disponibilização da mão-de-obra para fazer a gestão dos recursos financeiros da empresa. 

A medida que a empresa vai crescendo e se desenvolvendo torna-se essencial a escolha e capacitação de uma pessoa para ser o responsável pelo controle dos recursos. 

Dependendo do porte da organização esta tarefa pode ser executada por uma ou mais pessoas. 

É importante frisar que a utilização da tecnologia serve como uma enorme mola propulsora deste processo, pois quanto mais automatizado for o mesmo menor será o esforço que a mão-de-obra empregará para realizar os lançamentos e assim sobrará mais tempo livre para o tratamento e  análise das informações. 

Caso a realidade da sua empresa não permita em definitivo a disponibilização de uma pessoa para essa função, existe no mercado algumas empresas que fazem o serviço de BPO financeiro, que consiste em fazer toda a gestão dos recursos financeiros da sua organização de forma terceirizada. 

Quer saber mais sobre gestão financeira para melhorar a forma como lida com as finanças da sua empresa? Acho que você vai gostar de ler os artigos abaixo. Acompanhe: 

Artigo 1: 05 ações para aumentar em até 100% o faturamento da sua empresa

Artigo 2: 05 dicas práticas para controlar o fluxo de caixa da empresa

Artigo 3: 05 ações para uma gestão financeira eficaz

Artigo 4: 5 dicas para fechar o mês no azul

Artigo 5: 4 passos para manter sua empresa no azul

Então, gostou das dicas? Deixa aqui nos comentários se você já pratica alguma delas na sua organização e quais os resultados já obteve com as mesmas. 

Se você ainda não colocou em prática, não perca mais tempo! Coloque já!

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Lembre-se que este é apenas o segundo artigo da série, se você quiser ler o primeiro clica abaixo: 

 # Erro número 1: Ausência de Planejamento

Te vejo no próximo artigo!



Author: Aparecida Amaral
Administradora de formação pela Universidade Federal de Alagoas, em 2015 recebeu a Certificação Como gerente da Qualidade pelo Quality Total Institute Latino-americano (Chile), é Avaliadora do Prêmio Estadual da Qualidade em Alagoas (ciclos 2015, 2016, 2017, 2018 e 2019). Possui Experiência na Implementação de Sistemas de Gestão da Qualidade: Modelo de Excelência da Gestão (MEG) e ISO 9001. Atua Como consultora organizacional pela Implantta Consultoria.