A comunicação é a chave para o sucesso da sua empresa

A comunicação é a chave para o sucesso da empresa, uma organização seja ela pública ou privada depende da interação das pessoas que compõem os vários setores, áreas e departamentos (como queira chamar). O resultado final do trabalho será a soma dos esforços que todas as partes. 

Ocorre que, a medida que a empresa começa a expandir as suas atividades e crescer em termos de número de pessoas vai ficando cada vez mais complexo o processo de comunicação. 

Dessa forma, é essencial a utilização de mecanismos de troca de informações para facilitar o entendimento das mensagens transmitidas de forma clara e objetiva. 

Investir na melhoria da comunicação nunca será uma perda de tempo, muito pelo contrário, a empresa agilizará a execução dos processos e resolução de conflitos, podendo inclusive evitá-los por meio de técnicas eficientes de comunicação. 

Dando sequência a série 10 erros que podem levar sua empresa a falência em menos de dois anos, neste artigo vamos abordar como a comunicação é essencial para a sobrevivência da empresa. Acompanhe: 

1. Antes de comunicar é importante definir o que, como, quando e para quem comunicar

A chave para uma comunicação eficiente é a adequação da ferramenta àquilo que precisa ser comunicado. Assim, torna-se possível acertar na ferramenta que será usada para transmitir cada uma das informações evitando assim desperdícios de tempo. 

1.1 Definindo o que e para quem  comunicar 

É importante que ocorra a definição de quais as informações mais importantes que devem ser comunicadas e levadas a conhecimento comum assim como as de acesso restrito. 

A definição clara e objetiva dos níveis de comunicação faz com que todas as partes interessadas sejam informadas a tempo das informações úteis para a tomada de decisão. 

Quando a informação chega em tempo hábil para os receptores gera um sentimento de pertencimento e faz com que os processos fluam de maneira muito mais alinhada.

Além do mais a empresa pode assegurar a confidencialidade e segurança das informações, tendo em vista que existem informações de acesso público e outras de uso confidencial. 

Por exemplo, Imagine que a empresa está passando por um processo de recessão e precisa da colaboração de todas as partes interessadas no sentido de cortar gastos. 

Passar para os colaboradores a mensagem de que a empresa não pode realizar investimentos naquele momento devido a crise pode provocar desmotivação e até mesmo insegurança na equipe. 

Em um cenário em que ocorra a comunicação de forma assertiva os líderes são convidados a analisar em conjunto os indicadores de desempenho da organização de forma a identificar os possíveis motivos que estão levando ao baixo desempenho da organização, onde cada área poderá contribuir com ações que possam reverter o quadro. Percebe a diferença? 

A forma como os dados são apresentados podem fazer total diferença no resultado final. 

1.2 Definindo a periodicidade da comunicação 

Outro ponto importante a ser observado é a periodicidade com a qual as informações são repassadas. 

Cada organização terá o seu ritmo e necessidades. A periodicidade do repasse das informações precisa respeitar estas condições. O mais importante é manter a frequência estabelecida, respeitando os prazos acordados. 

A definição da periodicidade das reuniões e a divulgação do calendário com as datas de realização das mesmas facilita a comunicação e o alinhamento das agendas dos participantes, reforçando assim o compromisso firmado com todos os integrantes da organização. 

1.3 O meio de comunicação precisa se adequar ao contexto 

Um equívoco bastante comum cometido na maioria das empresas é a utilização de meios de comunicação inadequados ao público, mensagem e contexto que se pretende comunicar. 

Por isso, muitas vezes as pessoas sentem ou até mesmo externalizam a sensação ou a afirmação propriamente dita de que estão “perdendo tempo” com reuniões ou que reuniões são perda de tempo. 

A produtividade de uma reunião estará diretamente ligada a adequação do veículo utilizado para o repasse das informações. 

Existem alguns contextos a serem observados: 

O que será comunicado: Existem algumas informações que podem ser facilmente comunicadas e compreendidas sem a necessidade de reunir as pessoas em torno de uma mesa para debater sobre o assunto.

Outras informações, ditas mais complexas ou que exijam discussões minuciosas precisam de um pouco mais de cautela tanto para serem repassadas quanto debatidas, essas sim necessitam de uma reunião para discutir sobre o assunto.

Quem serão os receptores da informação: Dentro deste contexto devemos observar o dia -a-dia de trabalho dessas pessoas, o nível de escolaridade e a capacidade de absorção das informações.

Como será comunicado. de forma não-verbal, como por meio de um e-mail, por exemplo, um vídeo ou uma mensagem via aplicativo.

2. Clareza e transparência é fundamental na comunicação

Outro aspecto bastante comum, principalmente em micro e pequenas empresas, onde a cultura de reuniões ainda estar sendo desenvolvida é a tendências das informações levarem muito tempo para chegarem aos seus interessados, ou até mesmo em chegarem a tendo para tomada de decisão ou simplesmente para manter a equipe informada sobre o que está ocorrendo na empresa. 

Este tipo de situação gera na equipe um sentimento de alienação, insegurança e muitas das vezes desmotivação por não saber o que está acontecendo naquele contexto. 

A transparência das informações é fundamental para manter todas as partes interessadas informadas sobre o que está acontecendo no contexto da empresa, quais são os projetos que envolvem a participação de todos, as principais conquistas, os resultados das metas o desempenho da equipe ao longo de determinado período e demais informações que precisam ser de conhecimento comum. 

3. Existem várias ferramentas que podem ajudar a sua empresa a comunicar melhor

Atualmente no mercado existem várias ferramentas que podem ajudar a manter uma rotina de comunicação e um fluxo de informações eficiente na empresa. 

Desde os tradicionais murais, comunicados internos, caixa de sugestões, intranet, TV corporativa, jornal corporativo  até as ferramentas de comunicação online como o famoso e disseminado e-mail, whatsapp, ferramentas de comunicação interna que utilizam a internet de forma geral. 

Ferramentas não faltam, o que precisa de fato ser disseminado é a cultura da comunicação eficiente, observando e adequado os meios aos fins. 

Se você quer saber mais sobre como utilizar a metodologia de gestão a vista na sua empresa ou até mesmo saber se a mesma já dá indícios de que necessita utilizar esta estratégia acompanhe o artigo abaixo: 

Artigo: 04 sinais de que chegou a hora de investir em Gestão a vista

Você já parou para pensar por que a comunicação é tão importante para  o sucesso das organizações? Escrevi este artigo para te provocar a refletir sobre o assunto. Acompanhe: 

Artigo: Por que a comunicação se tornou tão importante no ambiente empresarial?

Se você gostou deste artigo não esqueça de acompanhar os demais artigos da série: 

Artigo 1: Série: Os 10 maiores erros que podem levar sua empresa à falência em menos de dois anos

Artigo 2: A Ausência de controles financeiros pode ser fatal

Artigo 3: Misturar patrimônio dos sócios com dinheiro da empresa não é uma boa ideia!

Artigo 4:  Definir com clareza as funções e responsabilidades é essencial

Se sua empresa precisa de ajuda especializada para melhorar os processos de comunicação, clica no botão abaixo para falar com um consultor. 

Quero falar com um consultor

Se você gostou deste artigo, deixe seu comentário abaixo e compartilhe na redes sociais para impactar mais pessoas com estas informações. 

Te vejo no próximo artigo 🙂 



Author: Aparecida Amaral
Administradora de formação pela Universidade Federal de Alagoas, em 2015 recebeu a Certificação Como gerente da Qualidade pelo Quality Total Institute Latino-americano (Chile), é Avaliadora do Prêmio Estadual da Qualidade em Alagoas (ciclos 2015, 2016, 2017, 2018 e 2019). Possui Experiência na Implementação de Sistemas de Gestão da Qualidade: Modelo de Excelência da Gestão (MEG) e ISO 9001. Atua Como consultora organizacional pela Implantta Consultoria.