Como a gestão por processos pode revolucionar a forma de produzir da sua organização

Um dos grandes desafios das organizações no que diz respeito à eficiência e eficácia na execução dos processos é aumentar a produtividade e maximizar o aproveitamento dos recursos.

 Notadamente, isso não é tarefa fácil quando não existem diretrizes claras a serem seguidas por parte dos colaboradores responsáveis pela execução. 

Para te ajudar nesta tarefa, neste artigo vou abordar Como a gestão por processos pode revolucionar a forma de produzir da sua organização. Acompanhe: 

1. Do que trata a gestão POR processos e qual a diferença em relação a gestão DE processos?

Enquanto a gestão DE processos cuida do acompanhamento dos processos de cada departamento, verificando de maneira individualizada se os mesmos estão sendo executados conforme estabelecido.  

A gestão POR  processos possui uma visão mais ampla e pressupõe que as tomadas de decisões devem levar em consideração os resultados dos processos como um todo. 

Dessa forma, para diferenciarmos a gestão  DE processos e a gestão POR processos, podemos imaginar que a primeira foca na operação enquanto a gestão por processos foca no todo sistêmico e nos resultados obtidos pela organização, que é consequência do correto funcionamento do sistema, representando assim uma visão integrada. 

2. Defina as responsabilidades com clareza

O primeiro passo para proporcionar uma verdadeira revolução na forma de produzir da sua organização é definir com clareza para todos os membros que compõem a empresa quais são as responsabilidades incumbidas a cada um. 

Parece simples, mas muitas empresas cometem o erro de não passar essa informação com clareza para seus colaboradores e apenas esperar que as pessoas assumam os postos e responsabilidades de forma espontânea. 

Esta prática cai por terra, pois na prática por mais que o gestor queira que a equipe seja autogerenciada, a mesma não vai alcançar este nível de maturidade de forma automática.

A construção de equipes autogerenciadas é resultado de muito esforço e trabalho no processo de desenvolvimento da cultura organizacional, proatividade e desenvolvimento dos indivíduos. 

A maneira mais simples de  demonstrar isso aos colaboradores é por meio da descrição de cargos.

Nela o colaborador vai ser apresentado as suas responsabilidades, quais as habilidades necessárias para executar as mesmas e ao mesmo tempo é possível montar um cronograma de treinamento para que ele desenvolva e aprimore tais habilidades.

3. Tenha processos definidos e mapeados

Uma vez que as responsabilidades foram adequadamente definidas e repassadas é chegado o momento de olhar para os processos da organização. 

O mapeamento dos processos permite aos executores e gestores ter um visão do processo de ponta-a-ponta, entendendo, as entradas, recursos, atividades, saídas, requisitos de saída, objetivo do processo, processo que serve como gatilho para início e o próximo processo a ser executado a partir dele.

O mapeamento de processos serve como um raio “x” dos trabalhos executados pela organização, permitindo assim a identificação de gargalos e retrabalhos na execução dos mesmos. 

Se você quer saber mais sobre mapeamento de processos recomendo a leitura desta série de artigos:

 Artigo 1: Como Implementar a Gestão por Processos na Sua Empresa

Artigo 2: Quais os Benefícios da Gestão por Processos?

Artigo 3: Passo-a-Passo para Implementar Gestão por Processos 

Artigo 4: Como Manter a Gestão por Processos Funcionando na Empresa

4. Estabeleça um modelo de processos a ser seguido

A definição de um modelo de processos a ser seguido por todos os colaboradores permite o alinhamento das expectativas em relação ao modelo proposto e a execução dos mesmos.

Além disso, facilita integração de novos membros à equipe e  eleva o nível de todos os colaboradores, facilitando o aprendizado e o desenvolvimento das habilidades. 

É importante ressaltar que a definição de um modelo a ser seguido não pode ser confundido com estagnação e impossibilidade de fazer diferente daquilo que foi proposto. 

O modelo da gestão por processos segue o princípio da melhoria contínua, ou seja, os processos são cíclicos e devem ser melhorados e renovados continuamente por meio a observação  e prática. 

A grande diferença é que quando a organização adota a gestão por processos desenvolve-se a cultura de compartilhar com todos os colaboradores as melhorias sempre que são necessárias, a partir daí são discutidas as necessidades de mudanças e então é elaborada uma nova versão do processo a ser compartilhada e adotada simultaneamente por toda a equipe. 

Se você quiser saber mais sobre os benefícios da consultoria em mapeamento de processos, recomendo a leitura do conteúdo desta página: Mapeamento de processos.

Também escrevi este artigo que pode te ajudar a entender como a modelagem de processos pode aumentar a eficiência da sua empresa. Acompanhe: 

Artigo: Modelagem de Processos de Negócios: o que é e como pode ajudar a sua empresa a aumentar a eficiência?

5. Defina e Monitore os indicadores e eficiência e eficácia  dos processos 

Uma vez definidos os processos e o modelo a ser seguido é chegado o momento de definir a monitorar os indicadores relacionados aos mesmos. 

Os indicadores são responsáveis por monitorar e evidenciar a: eficiência, eficácia dos processos e a capacidade da empresa em aplicar os recursos de maneira a maximizar os resultados. 

Os indicadores também irão fornecer subsídios aos gestores para a tomada a decisões e melhorias que podem ser aplicadas aos processos com base nos resultados obtidos.

A partir dos resultados dos indicadores é possível identificar fragilidades nos processos e trabalhar na melhoria dos mesmos. 

6. Acompanhe os resultados por séries históricas

O acompanhamento das séries históricas de indicadores permite aos gestores traçarem  cenários de evolução dos processos para definir cenários futuros por meio das análises realizadas. 

As séries históricas também vão fornecer subsídios por meio de informações para resolver situações futuras que sejam semelhantes as que a organização superou em um dado momento. 

Com base nos resultados dos indicadores é possível traçar as estratégias necessárias para mitigar os problemas que porventura voltem a ocorrer. 

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Se  você se identificou com as situações abordadas neste texto e acha que a sua empresa está sofrendo destes males, clica no botão abaixo e solicite ajuda profissional de um consultor. 

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Author: Aparecida Amaral
Administradora de formação pela Universidade Federal de Alagoas, em 2015 recebeu a Certificação Como gerente da Qualidade pelo Quality Total Institute Latino-americano (Chile), é Avaliadora do Prêmio Estadual da Qualidade em Alagoas (ciclos 2015, 2016 e 2017). Possui Experiência na Implementação de Sistemas de Gestão da Qualidade: Modelo de Excelência da Gestão (MEG) e ISO 9001. Atua Como consultora organizacional pela Implantta Consultoria.