Definir com clareza as funções e responsabilidades é essencial

 Da série 10 erros que podem levar sua empresa a falência em menos de dois anos. 

A definição clara e objetiva das funções a serem executadas pelos colaboradores é essencial para o sucesso da empresa. 

Quando a organização  começa a expandir as suas atividades, necessariamente precisa definir os setores com os respectivos profissionais que irão desempenhar as funções relacionadas aos processos. 

Gerenciar a execução destas atividades em meio às tarefas do dia-a-dia torna-se essencial. 

A definição das tarefas permite realizar o controle e verificação se as mesmas estão sendo executadas para que os processos ocorram em conformidade com o estabelecido. 

Dando seguimento a série 10 erros que podem levar sua empresa a falência em menos de dois anos, neste artigo vamos abordar como a definição das funções e responsabilidades torna-se essencial para a sobrevivência da empresa. Acompanhe: 

1. Quais as consequências da ausência de clareza na divisão das funções e responsabilidades? 

A principal consequência da ausência de clareza na divisão das funções e responsabilidades  é a desorientação dos colaboradores em relação às atividades relativas ao desempenho das funções relativas ao cargo. 

Como resultado dessa falta de clareza na divisão das funções e atividades a qualidade do processo acaba ficando comprometida, impactando assim na percepção da satisfação do cliente em relação ao serviço. 

2. Como definir funções e responsabilidades com clareza? 

A definição das funções é responsabilidades de forma clara e objetiva certamente é o primeiro passo para a correta execução e monitoramento dos processos. 

A principal ferramenta utilizada para este fim é a descrição de cargos e funções. Nela são listadas todas as atividades sob a responsabilidade do cargo ocupado pelo colaborador.

Além das atividades necessárias para a execução das tarefas é primordial que seja informado na  descrição de cargos os conhecimentos e habilidades necessários para que a pessoa execute as atividades inerentes ao cargo.  

É importante frisar que a descrição de cargos deve ser elaborada pensando-se estrategicamente na função a ser exercida pelo colaborador e nunca na pessoa que ocupará o cargo. 

O principal motivo pelo qual esta distinção precisa ser feita é que a função possui particularidades que precisam ser preenchidas para que o processo flua de maneira correta. 

Caso a pessoa não possua ou precise aprimorar estes conhecimentos e habilidades o mesmo deverá ser orientado e encaminhado para realizar os treinamentos, capacitações e formações necessárias para que venha a executar as tarefas de maneira eficaz. 

3.Como avaliar se as atividades relativas às funções estão sendo executadas de maneira adequada? 

Avaliar a execução das atividades e dar feedback aos colaboradores é uma das funções mais importantes a serem executadas pelos gestores. 

Além do acompanhamento mensal existe a Avaliação de desempenho que pode ser realizada anualmente pela empresa, esta ferramenta permite ter uma visão mais aprofundada do desempenho dos colaboradores, pois possui critérios detalhados em relação ao que se espera das funções executadas pelos mesmos. 

Se você quiser saber mais sobre Avaliação de Desempenho de colaboradores, veja o artigo que escrevi sobre o tema. 

Como avaliar o desempenho dos colaboradores com foco em resultados?

Por meio da avaliação de desempenho é possível avaliar aspectos mais profundos como proatividade, produtividade, motivação, capacidade de cooperação e etc. 

Se você quiser saber mais sobre como realizar o processo de avaliação de desempenho na sua empresa, assim como os benefícios da realização do mesmo acompanhe: 

Avaliação de Desempenho

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Author: Aparecida Amaral
Administradora de formação pela Universidade Federal de Alagoas, em 2015 recebeu a Certificação Como gerente da Qualidade pelo Quality Total Institute Latino-americano (Chile), é Avaliadora do Prêmio Estadual da Qualidade em Alagoas (ciclos 2015, 2016, 2017, 2018 e 2019). Possui Experiência na Implementação de Sistemas de Gestão da Qualidade: Modelo de Excelência da Gestão (MEG) e ISO 9001. Atua Como consultora organizacional pela Implantta Consultoria.