Modelagem de Processos de Negócios: o que é e como pode ajudar a sua empresa a aumentar a eficiência?

Você já ouviu falar em modelagem de processos de negócios ? Ainda fica em dúvida sobre o que realmente significa este termo e como pode ajudar a sua empresa a obter melhores resultados, redução de custos e otimização de processos? Então leia este artigo até o final e aprenda como usar a modelagem de processos para melhorar a eficiência dos processos da sua organização!

O que é modelagem de Processos?

A modelagem ou desenho de processos de negócios é assim chamada pois realiza a representação das etapas dos processos através de fluxogramas.

O grande objetivo da modelagem de processos é permitir que os procedimentos (modo de fazer) para execução dos processos estejam documentados e que possa contribuir para a identificação dos pontos chave na realização dos processos, dos gargalos e dos riscos e oportunidades envolvidos com o mesmo.

Quais as vantagens de realizar a modelagem de processos? 

Ao realizar a modelagem do processo conseguimos identificar: os responsáveis pelo mesmo, o objetivo principal deste (aquele que gerará resultados), as entradas (o que preciso para realizar este processo?), as etapas de execução (como realizar o processo) e as saídas (qual é o produto resultante da realização deste processo?).

Podemos também identificar quais são os riscos envolvidos com a realização do processo para que a organização mantenha uma mentalidade voltada para a prevenção dos riscos e juntamente com ele quais as oportunidades de melhoria dos processos. 

É possível relacionar ainda quais são os processos anteriores que entregam insumos para que o processo que está sendo modelado seja realizado e para quais processos posteriores a realização do processo que está sendo modelado entregará os resultados.

Se fossemos representar graficamente a modelagem de um processo seria mais ou menos conforme o diagrama abaixo:

Quais as ferramentas disponíveis para realizar a modelagem de processos?

Para realizar o mapeamento de processos existem no mercado algumas ferramentas que auxiliam as organizações a montarem seus fluxogramas, tais como: o Bizagi Modeler, Aries Express, BPMN.IO, Draw.IO, Heflo, Modelio, Sydle e etc.

Todas estas ferramentas auxiliam a montar os fluxogramas dos processos, mas as demais etapas precisarão da ajuda dos envolvidos com o processo para que a modelagem do processo seja realizada de forma fidedigna com a realidade da organização.

Como posso aumentar a eficiência da empresa realizando a modelagem de processos?

Mas como o mapeamento de processos pode ajudar a aumentar a eficiência da minha organização?

O principal ponto de aumento da eficiência é que com o mapeamento de processos a organização consegue representar o modo de fazer as atividades, evitando assim espaço para interpretações individuais e “achismos” onde cada colaborador entende que executará o processo “a seu modo”, já imaginou se em uma empresa com 100 colaboradores cada um executar a “seu modo” os processos?

Então teríamos pelo menos 100 maneiras diferentes de executar o mesmo processo? Para evitar isso, existe o mapeamento de processos que permite compartilhar as etapas para realização do processo, as suas entradas (o que precisarei para executar o processo? /quais são os insumos?) as etapas de realização do mesmo e as saídas que representam o resultado do processo.

Ajuda na identificação e resolução de Gargalos

O mapeamento de processos também permite identificar os “gargalos” para a execução do processo. São assim chamados (gargalos), pois são pontos nas etapas de execução do processo que possam estar engessando o mesmo ou gerando retrabalho e custos para a organização. Quando olhamos para o processo desenhado/mapeado podemos identificar onde a organização pode melhorar e otimizar tempo, mão-de-obra e custos para a realização do mesmo.

Identificação e tratamento de riscos nos processos

O mapeamento de processos também permite que a organização identifique os riscos inerentes a realização dos processos e juntamente com estes as oportunidades de melhoria para os mesmos, uma vez que junto aos riscos sempre está vinculado uma oportunidade de agir preventivamente evitando que o risco se transforme em uma não-conformidade ou até mesmo em uma reclamação do cliente.

Melhoria na Comunicação

O mapeamento de processos também facilita a comunicação na organização, pois quando a mesma define a forma de realizar os processos permite que este método possa ser comunicado de maneira mais fácil para os todos os colaboradores e também para os novos integrantes que ingressarem na empresa a partir de então.

Contribui para a melhoria contínua

Outra melhoria obtida com o mapeamento de processos e a mentalidade da melhoria contínua, que não deve ser considerada apenas uma palavra bonita. Esta deve ser praticada por todos na organização. Uma vez mapeados os processos estes precisam ser validados e melhorados a cada oportunidade de melhoria identificada. Dessa forma, cabe ressaltar que a organização não deve desenhar/mapear os processos para “engessa-los”, dando-os como prontos e acabados, mas sim para torna-los transparentes e objeto de continua melhoria ao longo do tempo.

Se você gostou desse artigo, não hesite em compartilha-lo com outras pessoas e organizações que podem estar precisando aplicar esta melhoria nos seus processos organizacionais. Se precisar de ajuda para mapear os processos na sua organização conheça a nossa consultoria para mapeamento de processos.



Author: Aparecida Amaral
Administradora de formação pela Universidade Federal de Alagoas (UFAL), em 2015 recebeu a Certificação Como gerente da Qualidade pelo Latin American Quality Institute (Chile), é Avaliadora do Prêmio Estadual da Qualidade em Alagoas (ciclos 2015, 2016, 2017, 2018 e 2019). Possui Experiência na Implementação de Sistemas de Gestão da Qualidade: Modelo de Excelência da Gestão (MEG) e ISO 9001. Atua Como consultora organizacional pela Implantta Consultoria.